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疫情之下,企业如何合理调剂使用年度内的休息日

来源: 更新于:2020年3月3日() 阅读:

    目前新型冠状病毒肺炎疫情形势依然严峻,许多职工到岗复工仍有一定困难,一些企业自身也遇到了生产经营方面的困境。为此,国家和地方层面也出台了一系列措施指导企业灵活处理劳动用工问题,包括:使用带薪年休假,申请综合工时制度,以及综合调剂使用年度内的休息日等。综合调剂使用年度内的休息日,即指在疫情导致职工无法返岗又不能在家办公或企业的生产经营出现困难的情况下,由企业安排职工提前使用后续的休息日;而后在条件具备的情况下,再安排职工补班的灵活用工措施。
     一、选择适用综合调剂使用休息日的原因
  对企业来说,相比于使用带薪年休假和申请综合工制,综合调剂使用年度内的休息日的实操性更强。首先,就申请综合工时制度来说,虽然已有城市的行政审批机关(例如苏州人社局)简化了疫情期间综合工时申请的审批材料、压缩了审批时限,但企业仍需提交工会意见或职工(代表)大会书面决议意见等材料,故在程序上有一定的局限性。其次,就使用带薪年休假而言,如果职工无法复工又无法在家办公时间较长的,一旦带薪年休假用完之后,剩余的无法复工时间的处理也就成了问题。
那么,在实际操作中,企业要如何安排职工综合调剂使用休息日,才能够既做到依法依规,又达到平衡职工工作时间、减少企业用工成本的目的呢?
  二、综合调剂使用休息日的依据
  综合调剂使用休息日,意味着原本的周一至周五为工作日、周六和周日为休息日的作息将被打破;而职工在后续补班时,还可能面临一周上班天数将超过五天的情况。对此,如果职工对安排综合调剂使用休息日的依据提出质疑,企业要如何回应呢?
综合使用休息日的依据源于法律法规和疫情期间各地出台的相关政策。首先,结合《劳动法》第36条、38条的规定以及《国务院关于职工工作时间的规定》第3条、第7条的规定来看,标准工时制劳动者的工作时间应为,每日不超过8小时,每周工作不超过40小时,同时每周至少休息一日;此外,不同于国家机关和事业单位,企业还可以根据实际情况灵活安排周休息日。根据前述法律法规,企业如因综合调剂使用休息日,安排员职工在某一周的工作日休息;而在复工条件具备后,安排职工在后续一周或几周的休息日补班(但需保证职工在补班时每周至少能休息一天),是符合前述法律法规的要求的。正是在此基础上,以及在疫情的特殊背景下,北京、上海、深圳、无锡、长沙等地才出台了相关政策,明确企业可以综合调剂使用休息日,比如上海规定“因受疫情影响导致生产经营困难的企业,可通过调整薪酬、轮岗轮休、弹性工时、综合调剂使用年度内休息日等方式稳定工作岗位,具体方式由企业与职工协商确定”。所有,企业安排综合调剂使用职工的休息日,政策依据充分。
    三、综合调剂使用休息日的实操要点
要点一:明确适用综合调剂使用休息日的前提条件和员工范

     1、确认适用综合调剂适用休息日的前提条件是否已满足
  一些地方政策对于综合调剂使用休息日的适用做出了一些前提性的规定。例如无锡就明确列举了可以综合调剂使用休息日的四种情形:“1、因疫情防控不具备复工复业等条件的企业;2、外地返锡居家隔离期间的职工;3、因交通管制等原因无法正常上班的职工;4、其他有正当理由因疫情原因未及时返锡复工的职工;5、疫情防控期间其他适用情形。”又如,长沙和萍乡目前规定适用综合调剂使用休息日的主体仅限于当地中小企业。因此,企业在适用综合调剂休息日之前,要先查阅当地政策规定,在适用的前提条件满足的情况下,再安排综合调剂使用休息日。
    2、 综合评估,梳理需要综合调剂使用休息日的职工范围
首先企业需要清楚,综合调剂使用休息日适用于标准工时制的职工。这是因为综合工时制、不定时工作制的职工,本就是采用集中工作、集中休息、轮休调休、弹性工作时间的方式来确保其的休息休假权利和生产、工作任务的完成,无需适用综合调剂使用休息日。
  同时还需要结合职工的岗位特性来考虑是否适合安排综合调剂休息日。例如,金融机构的交易员就不适合综合调剂使用休息日,因为其只有在周一至周五金融市场开市交易的时候才能够正常上班,提前使用休息日后,后续在周末补班将没有实质性意义。
要点二:做好适用综合调剂使用休息日前的准备工作
     1、 制定综合调剂使用休息日的执行方案
  安排职工综合调剂使用休息日前,企业需要事先制定执行方案。一方面,企业需要对综合调剂使用休息日中可能出现的各种情况进行预估,并准备好处理方法、应对计划。另一方面,企业需要根据制订好的方案开展民主程序或与员工沟通;并在民主程序或沟通完成后,按照既定方案执行,以避免在制定过程中和员工对执行细节产生分歧进而引起争议。因此,执行方案的内容可以包括:执行方案适用的职工范围、适用的时间范围、集中使用休息日和后续补班的流程、工资计算事宜等。
    2、开展民主公示程序或与员工进行协商
由于综合调剂使用休息日属于涉及职工切身利益的重大事项,故根据《劳动合同法》第四条的规定,需要经过民主协商和公示的程序。民主协商程序包括以下三个步骤:1)将执行方案告知全体职工并征求其意见;2)与职工代表或工会进行协商;3)将企业最终确定的执行方案向全员公示。但是,在疫情的特殊情况下,企业需要尽快适用灵活处理劳动关系政策。虽然民主协商能够通过视频、电话、微信群组会议的方式进行,但其步骤仍然较繁琐、耗时较长。所以,如果需要综合调剂使用休息日的员工占企业总职工数比重不大,则企业也可以考虑以直接与执行方案所涉及的职工进行协商的方式来替代民主程序。
    与职工协商步骤:
为了降低与职工沟通的难度,使得综合调剂使用休息日能够顺利推进,企业可以通过如下三个步骤来与职工沟通:
  第一,沟通前将执行方案的内容通过电子邮件、微信事先发送给职工,请其阅读。
  第二,与职工充分沟通,说明方案的依据、解释方案内容,以争取职工理解企业的难处,与企业同舟共济。如果职工不同意的,在给予其一定考虑时间后再次协商。
  同时,在沟通过程中,企业需要注意保留沟通的证据,如电话录音、微信沟通记录等。
  第三,协商达成一致后,尽快请职工通过微信、电子邮件或OA系统确认同意该执行方案。
     问题:如果职工坚决不同意综合调剂使用休息日的,企业
是否就不能继续推行?
  目前虽有地区要求企业就综合调剂使用休息日与职工协商,但并未同时要求协商后必须达成一致。且目前属特殊时期,应以企业与职工利益的平衡为原则。故在企业已尽最大努力,与职工沟通协商后,仍无法达成一致的,应允许企业行使用工自主权,安排符合条件的职工综合调剂使用休息日。
     要点三:做好记录,合理安排休息日和补班
     1、 注意综合调剂使用休息日政策的适用期限
  综合调剂使用休息日是在疫情的特殊时期灵活处理劳动关系的措施,故在实行的时候要注意其适用期限;也就是说,在多长的时间范围内可以安排符合条件的职工提前使用其当年度内的休息日。对此,企业可以当地相关政策注明的有效期为准,在该有效期内安排职工综合调剂使用年度内的休息日。例如,上海就在有关政策中明确“有效期至新型冠状病毒感染的肺炎疫情结束后再顺延3个月”;而深圳则规定政策的有效期至2020年12月31日。而在当地主政策未注明有效期的情况下,受疫情影响,职工仍不具备返岗条件且不能在家办公,或企业仍存在生产经营困难的时间段内,企业可以安排职工综合调剂使用休息日。
     2、 安排职工提前使用休息日,并留存好相关记录
  职工在疫情期间提前使用后续的休息日,将涉及日后补班和工资计算的问题,故企业务必要做好职工使用休息日情况的记录,以作为补班、计算工资的依据。因此,可以由企业事先结合其生产经营情况或职工无法返岗和工作的天数安排好职工提前使用休息日的日期。而后,将前述安排通过电子邮件或微信等方式发送给职工,由职工回复确认,企业据此做好相关记录。一段时间之后(如一个月),再请职工对其实际使用的休息日总天数进行确认,企业再据此更新职工使用休息日的记录。
    3、综合评估职工工作量和岗位性质、合理安排补班
对于何时安排职工补班,企业可以综合评估职工年度内的工作量情况,将补班日期安排在职工的“忙季”或者加班较多的时间段内。同时,由于综合调剂使用的是“年度内”的休息日,企业应尽量安排职工在当年度内完成补班。
例如企业安排某职工在2月18日至2月21日期间提前使用了4天的休息日,而该企业的忙季通常在每年的第二季度。那么,在复工条件具备后,企业可以安排该职工在4月至6月间的周末补班,将提前使用的4天休息日补完。在这期间,企业保证职工每周均能至少休息一天即可。
要点四:确定综合调剂使用休息日后的工资计算方式
  综合调剂使用休息日属于对于休息日和工作日的综合调剂安排,其本质是平衡职工年度内的总工作时间,并非加班,因此无需支付加班费。企业在计算综合调剂使用休息日的职工工资时,具体可以用以下两种方式之一来计算:
    方式一:按照职工的正常应发月工资数额发放工资
以职工在2月提前使用休息日为例,如果按照正常应发月工资数额发放该职工工资,即:在2月内按照职工的正常月工资数额进行发放,不因职工多使用了休息日而扣减工资;该职工在后续的月份内补班的,亦按照正常月工资数额进行发放,而不因职工补班而增加应发工资数额。
    方式二:按照职工实际上班的工作日天数计算发放工资
如果按照职工实际上班的工作日天数计算发放工资,则不论是职工提前使用休息日的月份,还是后续补班的月份,均按照职工当月实际上班的工作日天数来计算和发放当月应发月薪。
即:职工正常应发月工资÷21.75×当月实际上班天数=当月应发月薪
以上两种工资计算方式相比,方式一的优势在于,减轻了工资计算的工作量。另外,因为职工的工资并未因综合调剂使用休息日发生变化,故此种付薪方式更容易被职工接受。但该种计算方式也存在一定的问题——如果职工在还未完成补班时离职,则企业还需要将多支付给职工的工资扣回。而一旦职工当月工资已在离职前发放,则企业再要求职工退回多发放的工资将有一定的难度。
  因此,如果选择方式二,有利于防范前述“多发工资”的问题。不过该种方式的缺点在于,由于不同的职工,其综合调剂使用休息日的具体安排不一定相同,故企业需要分别计算各职工的工资,工作量较大。此外,由于按照实际上班的工作日计算工资将导致每月工资发放数额存在差异,故在职工提出疑问的情况下,企业还需要就工资的计算方式向职工做出解释。
对于以上两种计算方式,企业可以在结合自身的情况、权衡利弊后,选用其中一种,在执行方案中确定下来,并据以实行。
综合调剂使用休息日虽然有着充分的政策依据,仍然是疫情之下的特殊政策;在其落地的过程中,企业除了依据法律法规、地方政策执行而外,还需要和职工多多沟通,以换位思考为基础、互利共赢为目标,方能相互扶持、渡过难关。
                                                                                                                                                                                                                                   (法援中心武兵供稿)

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